A vállalkozásoknak minden olyan számláról online módon kötelező adatot küldeni az adóhatóság számára, melyre az áfatörvény előírásai vonatkoznak – erre való az Online Számla rendszer.

A Magyarországon működő vállalkozásoknak kötelező adatot küldeni a NAV-hoz minden olyan számláról, módosító, érvénytelenítő számláról, amelyre az áfatörvény számlázási szabályai vonatkoznak.

Mindezt az adóhatóság által létrehozott Online Számla rendszeren keresztül egy regisztrációt követően tehetik meg, mely emellett lehetőséget nyújt a számlák kibocsátóinak és befogadóinak is az őket érintő számlák megtekintésére.

A rendszer a jogszabályi előírásoknak megfelelő, a NAV-hoz bekötött online számlázóprogramok által készített sima és e-számlák esetén is automatikusan működik – azaz amennyiben cégünk ilyen rendszert használ, akkor nincs semmi extra teendőnk.

Kicsit más a helyzet a papíralapú számlák esetén, ott azok adatait – alapesetben 5, jelentősebb számlaérték esetén 1 napon belül – kézzel kell felrögzítenünk az adóhatóság rendszerébe (azaz nem lehet e-mailben, szkennelve vagy hasonló módon beküldeni azokat). A rendszer ugyanakkor tartalmaz egy – nem kötelező – ingyenes, SaaS jellegű online számlázóprogramot is: ennek használatával szintén mentesülünk a kézi munka alól.

Azoknak a cégeknek (adóhatósági nyelven: áfaalanyoknak), melyek egyáltalán nem bocsátanak ki számlát, nem kell regisztrálniuk az Online Számla rendszerbe.