Vezetői feladatok

Egy szervezet működését a szakmai feladatok elvégzése mellett nagyon erősen meghatározza a vezetői munka, amely a szükséges információk biztosítását, a feladatok elosztását, elvégzésük ellenőrzését és értékelését, a munkatársak motiválását és fejlesztését jelenti.

Nagyon kevés olyan vállalkozás működik, amelyet olyan vezető irányít, aki kifejezetten vezetői tudományokat tanult. A legtöbben (ahogy a családban a gyereknevelést is) nem tanuljuk, hanem minták, tapasztalatok, időközben kapott tréningek alapján gyakoroljuk a vezetés feladatait, és kialakítunk egy saját módszert, stílust. Még ha ez így is működik, érdemes azért tisztában lenni azzal, hogy melyek azok a vezetői feladatok, amelyeket muszáj elvégezni. 

A vezetői munka abban segít, hogy világos legyen mindenkinek, hogy mit, ki, hogyan csináljon a cégnél. A fontos, hogy a munkatársak tudják és értsék, mi a feladatuk. A legtöbb probléma a hiányos vagy akadozó kommunikációból következő információhiányból adódik. 

Itt segíthet a HR funkció, vagy ha van, a HR-vezető is azzal, hogy a szervezeti struktúrában jól érthető módon meghatározza és a munkaköri leírásokban szabályozza azt, hogy kinek mi a pontos feladata. Csak egyértelmű feladatkiadást lehet megfelelően ellenőrizni és értékelni, így ez a legfontosabb területe a vezetői munkának. 

A feladatok elvégzését ellenőrizni kell, akár egy olyan eszközzel, ami konkrétan megmutatja, méri az eredményt (például határidőre elkészülő, megfelelő adatokat tartalmazó kontrolling jelentés, vagy terv, rajz, kódsor stb.), vagy akár személyesen, megbeszélések, értekezletek, beszámolók formájában. Ennek a jól kiszámítható rendszerét érdemes kialakítani és működtetni, még akkor is, ha nem gondoljuk azt, hogy az ellenőrzés miatt végzi valaki jól a munkáját. A legjobban működő folyamatokba eleve beleépítik az ellenőrzési pontokat, már csak az eredmény minőségének biztosítása érdekében is.

A munkatársak legtöbbször azt hiányolják, ha a munkájukról beszélnek, hogy nem kapnak elegendő visszajelzést, nem értékelik őket, pedig szükség lenne rá.

Ez lehet egy jól kialakított teljesítménymutatókkal felszerelt rendszer működtetése, amelyben a kitűzött célok, elvárások teljesülését évi, mondjuk, 2 alkalommal közösen értékelik, de szóban, aktuálisan, egy munkához kapcsolódóan vagy időszakosan megfogalmazott vezetői vélemény is. Az a tapasztalat, hogy a negatív visszajelzést könnyebben adják a vezetők, míg a pozitív sokszor elmarad – pedig mennyivel kellemesebb mindkét félnek egy dicséret. Sikerre számíthat minden vezető, aki nem feledkezik meg erről, már csak amiatt is, mert az értékelés az alapja a motivációnak és a munkatársak fejlesztésének. 

A motiváció egy része a javadalmazási rendszerben kialakított juttatások sora, de ezen túl ahhoz, hogy a szervezeti teljesítmény egyenletes, sőt fejlődő lehessen, fontos, hogy a munkatársak egyénileg és csapatban is lássanak követhető célokat, értékeket a közös munkához.

Van, akit egy-két jó szóval is lehet motiválni, van, akinek stratégiai távlatok bemutatásával lehet érvelni, van, akit egy-egy eredmény megünneplése lelkesít: a vezető feladata az, hogy ezt a belső hajtómotort minden kollégájában mozgásban tudja tartani.

Személyesen és a cég szempontjából is fontos, hogy legyen arról is terve a vezetőnek, hogy hogyan tudnak a munkatársak szakmai vagy emberi szempontból is továbblépni, fejlődni. Ezt szolgálják a képzési, fejlesztési tervek, melyeket a célok tisztázása után személyre szabottan kell elkészíteni és lehetőség szerint megvalósítani.

És persze mindennek megvannak a „legjobb gyakorlatai”, a „best practice”-ek, amelyek mások gyakorlati tapasztalatait, tudását, ötleteit, példáit írják le. Ezekre az interneten számtalan példát találhatunk szükség esetén.