Home office szabályzat

A home office-ban dolgozó munkatárs a normál, munkakörbe tartozó feladatokat otthonról látja el. Mindez egy tervezett rendszer szerint, hetente, havonta vagy ad hoc jelleggel néhány kivételezett napon, időszakban fordulhat elő. Az otthoni munkavégzést legtöbbször a munkavállaló kérésére engedélyezi a munkáltató.

A home office – már csak a digitalizációval távolról is végezhető foglalkozások egyre növekvő száma miatt is – egyre elterjedtebb munkavégzési formává vált. Minden olyan munkakörben, ami nem egy adott helyhez (gyár, irodaház, üzlet, rendelő, műterem stb.) kötve végezhető csak el, a home office alkalmas forma lehet az elmélyült, egyéni munkavégzéshez. 

Az otthoni munkavégzés ugyanakkor megfelelő feltételeket is kíván, ezek nélkül a lehetőségből kényszerűség, a minden zavaró körülménytől mentes nyugodt és kényelmes otthoni munkahelyből gyakran nehezen szervezhető helyzet, egymást sokszor hátráltató nehezítettség válhat. 

A munkáltatók, akik szeretnék a vállalkozásukban dolgozó munkatársakkal a munkát home office keretei között folytatni, ezért arra kényszerülnek, hogy kialakítsák azt az infrastruktúrát és azokat a munkaszervezési módszereket, HR szabályokat, amellyel a napi munka folytatható, az üzleti működés optimális mértékben tovább vihető marad. 

A home office működés ugyanis nem távmunka, keretei sokban megőrzik a normális munkarend jellemzőit, és nem annyiról van csak szó, hogy mindenki otthon a saját vagy a cégtől kapott laptopján dolgozik ezentúl.

Munkajogi szempontból a home office-ban valamennyi, a munkaszerződésből eredő kötelezettség fennáll mindkét fél számára, az erről való megállapodás/rendelkezés szerint azonban a munkatársak nem a megszokott helyen végzik feladataikat, de ugyanannyi óraszámban, a munkaidő és a szervezeti struktúrában betöltött munkakörük normál beosztását követve. Itt nyilván nincs szó arról, hogy reggel 8-kor az otthoni munkaállomáson ugyanúgy indul a munkanap, bár – nagyobb szervezet esetén – a munkaidő-nyilvántartás a központi rendszerbe való bejelentkezés alapján megoldható. A szokásos napindító vagy heti rendszerességű megbeszéléseket praktikus a szokott időpontban megtartani, erről azonban már nem lehet „offline” módon távol maradni. 

Azok a vezetők, akik ezt megelőzően nem nagyon éltek a home office formájával, az egyik legérzékenyebb kérdésnek az ellenőrzés lehetőségét érzik. A készenlétet, elérhetőséget munkaidőben akár telefonon, akár e-mailen ellenőrizhetik, sőt személyes ellenőrzésre is van lehetőség, de arról legalább egy nappal előbb értesíteni kell a munkatársakat. Egy bizalmi légkörben működő cégnél erre nyilván csak a legvégső esetben lehetne szükség, mert a munkavégzés eredményességét (elkészülő anyagokat, táblázatokat, prezentációkat, fejlesztés előrehaladását) ugyanúgy, mint a munkahelyen, a kolléga keze alól kikerülő eredmény jelzi.

Az erre a helyzetre kevésbé felkészült vállalkozásoknál felvetődik a munkaállomások minőségének és az internetes elérésnek a kérdése is. Ezt mindenképpen a munkáltatónak kell megoldania, nem elvárható, hogy mondjuk a grafikai munkákat végző fiatal munkatárs magától otthon ugyanolyan programokkal vagy azok futtatására alkalmas számítógéppel, megfelelő méretű és minőségű monitorral és kielégítő sávszélességgel rendelkezzen. 

A kihelyezett munkaállomás biztonságára és épségére természetesen home office-ban is ügyelnie kell mindenkinek – éppúgy, mint a munkahelyén, ebben nem változnak a szabályok. Az nyilván körültekintést igényel, és ezt biztonságosan garantálnia is kell a munkatársnak, hogy a cégtől kapott munkaállomást csak ő használja, adat- és informatikai biztonság szempontjából is fontos, hogy a család egyéb tagjai ne ezeket az eszközöket használják, még távoktatásra sem.

A vezetők számára új kihívást jelent, hogy hogyan tudják „távirányításból” motiválni, összetartani a csapatukat, hiszen az olyan vezetői feladatok, mint a feladatkiadás, ellenőrzés, értékelés vagy motiválás, személyes jelenlét mellett is komolyan befolyásolják a munka eredményességét, a folyamatok gördülékenységét, a határidők betartását. Ahogy ezeknek a feladatoknak is a kulcsa a tudatos, aktív és folyamatos kommunikáció, home office üzemmódban különösen fontos, hogy ne érezze a csapat gazdátlannak, magára hagyottnak magát. 

Akár a péntek esti sörözés mint csapatösszetartó szokás is megmaradhat, csak ebben az esetben mindenki másik asztalnál ül (a sajátjánál), de az fontos, hogy minden megszokott dologtól egy csapásra ne kelljen megválniuk a munkahelyi közösségeknek, az „együtt vagyunk érzés” a home office-ban is fontos szerephez juthat.